شرکت در نمایشگاه های مختلف یکی از روش های تبلیغاتی موثر اما هزینه بری است که مدیران سازمان ها و شرکت ها همواره به دنبال کاهش هزینه های شرکت در آن هستند. از مهم ترین بخش هایی که هزینه زیادی را به شرکت کنندگان در نمایشگاه تحمیل می کند انتخاب، طراحی و اجرای غرفه نمایشگاهی است. هزینه غرفه سازی بر اساس درخواست متقاضیان بسیار متفاوت است و عوامل زیادی در تعیین آن دخیل هستند. آشنایی با عوامل موثر در هزینه غرفه سازی می تواند به تصمیم گیرندگان در این بخش کمک شایانی کند تا علاوه بر انتخاب بهترین و موثرترین روش غرفه سازی بتوانند در هزینه های شرکت در نمایشگاه صرفه جویی قابل توجهی انجام دهند. البته ذکر این نکته ضروری است که اهمیت بالای غرفه سازی باعث می شود در بسیاری موارد نیاز به پرداخت هزینه های بیشتر برای گرفتن نتیجه دلخواه باشد.
تعیین قیمت غرفه سازی
همان طور که اشاره گردید عوامل متعددی در هزینه غرفه سازی اثر گذار هستند که در ادامه به معرفی برخی از آن ها خواهیم پرداخت:
اولین آیتمی که می تواند بر روی کیفیت و قیمت غرفه سازی به صورت مستقیم تاثیر بگذار انتخاب تیمی است که قرار است مشاوره، طراحی و اجرا را انجام دهد. غرفه سازی را می توان به عنوان یک کار یا یک اثر هنری قلمداد نمود و داشتن انواع تخصص ها برای ارائه یک کار حرفه ای و قابل قبول در آن امری ضروری است. انتخاب یک تیم حرفه ای با تجربیات کاری بالا اگرچه باعث افزایش قیمت چشمگیری در غرفه سازی می گردد اما این اطمینان خاطر را برای مدیران به همراه خواهد داشت که اثری که در نهایت خلق می گردد می تواند علاوه بر رفع نیاز های سازمان در طول برگزاری نمایشگاه، به شکلی ماندگار در اذهان بازدیدکنندگان باقی بماند. در واقع ذکر این نکته ضروری است که جذابیت و کیفیت بالای یک غرفه در نمایشگاه اولین آیتمی است که می تواند موجب جذب بازدیدکنندگان به نمایشگاه گردد.
مورد دیگری که به آن اشاره گردید انتخاب تیمی با تجربه است. افراد متخصصی که دارای تجربیات خوبی در اجرای غرفه های متعدد دارند با نقاط ضعف و قوت غرفه ها به خوبی آشنا هستند و می توانند مشاوران بسیار مفیدی برای مدیران در امر غرفه سازی باشند. اگرچه هزینه غرفه سازی توسط افراد با تجربه بالاتر است اما باید در نظر گرفت که در روند طراحی و اجرای غرفه سازی ممکن است مشکلات و اتفاقات غیر منتظره ای رخ دهد و با توجه به محدودیت های زمانی جهت شرکت در نمایشگاه وجود یک تیم با تجربه می تواند شرایط مناسبی برای به یافتن راه حل های حرفه ای برای این مشکلات احتمالی فراهم آورد. گاهی اوقات تجربه تیم غرفه سازی می تواند حتی در شناسایی سلایق افراد بازدید کننده در نمایشگاه نیز به شما یاری رساند و به این ترتیب بتوانید غرفه ای باب میل بازدید کنندگان داشته باشید.
خلاقیت و ارائه ایده های خاص از دیگر موارد اثر گذار در هزینه غرفه سازی است. با توجه به برگزاری مداوم نمایشگاه ها دیگر کمتر ایده خلاقانه ای را می توان در غرفه سازی ها مشاهده نمود. در واقع می توان گفت که تمامی ایده هایی که در حال حاضر استفاده می شود تا حد زیادی تکراری و غیرخلاقانه هستند. استفاده از تیمی با ایده های خلاقانه برای غرفه سازی اگرچه هزینه های شرکت در نمایشگاه را افزایش می دهد اما مهم ترین روش برای جلب توجه مخاطبین محسوب می شود. گاهی اوقات ممکن است هزینه ای که برای یک ایده نو و خلاقانه پرداخت می شود با کاهش هزینه های ساخت نیز جبران شود. برخی از ایده های نو می تواند در جهت کاهش هزینه ها نیز مورد استفاده قرار گیرد.
بهترین انتخاب برای غرفه سازی، کار کردن با یک تیم کامل است. تیمی که طراحی، ساخت و اجرا را به صورت کامل در اختیار بگیرد می تواند نتیجه بهتری را برای شما به همراه داشته باشد. کار کردن با تیمی که به عنوان مثال در طراحی حرفه ای اما در اجرا ضعیف عمل کند می تواند ضرر و زیان زیادی به شرکت ها تحمیل نماید. تیمی کامل و حرفه ای در تمامی زمینه می تواند نیاز ها را به خوبی شناسایی و بر اساس آن عملیات غرفه سازی را انجام دهد. این کار در برخی موارد می تواند حتی باعث کاهش هزینه های غرفه سازی گردد. البته گاهی اوقات نیز کار کردن با یک تیم حرفه ای و کامل ممکن است اندکی افزایش هزینه را به دنبال داشته باشد اما در نهایت کیفیت بالای کار موجب جلب بیشتر بازدیدکنندگان به نمایشگاه شده و در نهایت می تواند بازدهی اقتصادی مناسبی برای سازمان فراهم آورد.
امکانات مورد استفاده در غرفه سازی نیز از دیگر عوامل موثر بر قیمت و هزینه آن است. روش های مختلفی برای تامین روشنایی و امکانات مختلف در غرفه سازی وجود دارد که بر اساس تجربیات تیم اجرا کننده می توان آن ها را انتخاب نمود که می تواند موجب افزایش یا کاهش هزینه اجرای غرفه نمایشگاهی گردد.